Planificar : CONCEPTO, CLASIFICACIÓN Y PRINCIPIOS

Planificar: GENERALIDADES

Planificación 

PLANIFICAR ES UNA TAREA METÓDICA QUE REQUIERE DE UNA PREPARACIÓN PREVIA

La palabra planificación ha tenido una serie de connotaciones que han procurado explicar su significado y justificar importancia. Sin embargo, de acuerdo a las necesidades sociales y organizacionales, el concepto se ha ido adecuado a los distintos momentos históricos. Hasta el presente, su alcance se ha extendido a casi cualquier actividad humana y organizacional en una dinámica de  transformación permanente. 
Dentro de ese marco, muchos planificadores y profesionales de distintas áreas han aportado sus conocimientos y prácticas para que no pierda vigencia y vigor. La planificación se ha convertido en sinónimo de transformación. Planificar se relaciona con la ejecución de una serie de  procedimientos, a través de los cuales, se realiza la selección de operaciones de manera racional. Este esfuerzo se constituye en el motor de funcionamiento y crecimiento de cientos de organizaciones, inclusive personas se han visto beneficiadas de las ventajas que tiene. 
En este contexto, se puede aseverar con certeza, que en los últimos años se ha asistido a un gran desarrollo del campo disciplinar de la planificación que se sintetiza en el incremento de especialidades que se ocupan de estudiar la misma. Las ideas expuestas demuestran su importancia y creciente progresión en el tiempo.  

ANTECEDENTES

Desde su aparición, la planificación se ha ocupado de coadyuvar al alcance de objetivos bastante ambiciosos. Planificar y ejecutar lo planificado casi siempre es un desafío. La implementación de sus etapas contribuye a dar certidumbre y orden al trabajo que se efectúa. La finalidad es evidente: administrar la realización de actividades, con el fin de reducir la incertidumbre y transformar la realidad.
La planificación es un proceso que ayuda a instituir operaciones viables y eficientes que apunten de manera efectiva a realizar cambios a una situación problema. De acuerdo con los antecedentes históricos, se conoce que se ha ejercitado desde la antigüedad de manera ininterrumpida, por ello encaminarse a identificar a las personas que la impulsaron inicialmente es casi imposible, siendo que la planificación es algo inherente al ser humano y ha surgido de la misma forma en varios sitios.
Para determinar los orígenes de la palabra planificación, habría que analizar brevemente algunos antecedentes. Varios autores aseguran que el término plan deriva del latino planus, que en este contexto tiene un significado equivalente a algo llano (plano), que debe ser entendido como la procura de alcanzar claridad, orden y comprensibilidad (frente a lo desconocido).
Con el paso del tiempo, el significado del término planificación se ha ido actualizando, considerando, sin embargo, que su esencia se ha mantenido: la de anticiparse a los acontecimientos futuros. Esta situación se puede advertir claramente por los usos que se le brinda.
Retomando los antecedentes del surgimiento de la planificación, se debe remarcar que en el siglo XVIII el término planus tenía mucha relación con el significado que se le daba a los planos, que en arquitectura se los usa para la proyección de una edificación. En este sentido se le otorga al término plan un significado más amplio: de preparar ciertas actividades, como un proyecto o plan de acción que debe ejecutarse en un lapso de tiempo.
En el siglo XIX se utilizaba el verbo planificar para designar a la preparación de un plan, entendido aquello como la concatenación de acciones que se deben llevar adelante en el futuro cercano. A partir de la expansión de esta práctica, el uso del substantivo planificación se consolida de manera general; se había popularizado fijar por escrito la definición de objetivos y actividades a realizar, así como la consideración de  los medios o tareas que posibilitan su consecución en un periodo determinado.
La planificación de manera paulatina se apoderó de las actividades organizacionales y estatales. De igual manera, en el plano militar, había adquirido una importancia inusitada, las operaciones militares debían ser adecuadamente planeadas.
La planificación empieza a dividirse en especialidades. Surge la planificación por objetivos, estratégica, operativa, etc. Hasta la actualidad, existen una infinidad de opciones para ejercitar los procesos de planificación.

PRINCIPIOS PARA PLANIFICAR 

La planificación tiene una serie de principios que se deben considerar:
- CANALIZAR ALTERNATIVAS: Al momento de realizar tanto la organización, como las tareas propias de la planificación, se debe canalizar alternativas distintas, frente a una serie de posibilidades. Aquí, la práctica es fundamental, siendo que a partir de  conocimientos generales y específicos sobre determinada materia, se puede llevar adelante un proceso exitoso. Saber manejar el diagnóstico es primordial, ayuda a realizar lecturas profundas de la realidad.

- OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS: En el marco de un proceso de planificación, es importante la distribución racional de recursos humanos, materiales y económicos. Se utiliza de manera general la fórmula: buenos resultados a bajo costo. Gestionar adecuadamente los recursos implica la necesidad de manejar de la mejor manera posible los mismos.
Para obtener mejor rendimiento, se tiene que realizar un trabajo bastante serio a la hora de diseñar la planificación. Todas estas razones deben encaminarnos a pensar: ¿Qué queremos conseguir? Hay que considerar que desde el primer minuto en el que se decide planear, ya se están invirtiendo recursos a todo nivel, por lo que se tiene que administrar los mismos de forma racional y equitativa.

- TRABAJO BASADO EN REGLAS: Las decisiones que se tomen en el marco de la planificación tienen un carácter normativo. Es decir que todos los preceptos deben responder a la lógica que ha llevado a que se inicie el proceso. Por lo anotado, se debe señalar muy claramente que la planificación no es una actividad libre, sino que implica un conjunto de reglas y responsabilidades que deben ser respetadas por un equipo de trabajo.
Las afirmaciones anteriores han encendido una serie de debates sobre este punto; habrá que señalar que esa normatividad surge de la dimensión racional que debe tener el proceso en todo momento, no se puede salir de la línea de trabajo propuesta por el equipo de planificación, a menos de que exista un cambio significativo de las condiciones sociales y materiales que ameriten un rediseño del proceso. Asimismo, se desprende de la convicción de que el trabajo basado en la incertidumbre e inseguridad genera a corto plazo problemas, por ello la ejecución debe realizarse de forma metódica (previamente diseñada), y no fundarse en la improvisación.

- LA PLANIFICACIÓN ES UNA HERRAMIENTA: En el trabajo profesional del comunicador, la planificación es fundamental, ya que le permitirá alcanzar objetivos y por ende resultados en diferentes contextos, muchas veces adversos. La planificación por tanto se constituye en una herramienta de acción para determinar lo que haremos, pero de manera justificada, con el fin de reducir el riesgo a partir de un trabajo de reflexión de manera anticipada. Es decir que la planificación es aquella herramienta que posibilita hacer una proyección de actividades futuras, situación que requiere de un profundo conocimiento de la temática a ser abordada y del entorno social, que muchas veces es cambiante y dinámico. Planificar para el comunicador social involucra estudiar anticipadamente las acciones, objetivos y actividades a realizarse, y se sustenta de manera ordenada utilizando un planteamiento lógico, según sean los objetivos de una institución u organización, su visión y misión institucionales, y sus temáticas priorizadas para un periodo concreto de tiempo.

- LA PLANIFICACIÓN AYUDA A LA TOMA DECISIONES: En el proceso de planificación se diseñarán diversos documentos, los mismos contemplan desde la concepción de la planificación y operación hasta su ejecución. El momento inicial de la planificación es concebir el plan que luego se concretará en un documento que permitirá al comunicador social tener una guía para su ejecución posterior. Todo ese material que ha sido debidamente procesado ayuda a que se puedan adoptar las medidas necesarias para que en su caso se pueda replantear el trabajo. Cuando tenemos los documentos de la planificación se debe considerar que el proceso siempre es flexible, y requiere de una serie de ajustes, considerando que la realidad puede cambiar en cualquier momento, en este contexto, la base de la toma de determinaciones será el documento que guía el proceso.

La planificación abre una serie de alternativas frente a una determinada problemática. Cada alternativa representa un posible camino para llegar a la situación deseada, e implica otra manera de emplear los escasos recursos que están a nuestra disposición. Para concretar las decisiones, será necesario lograr que la gente involucrada se comprometa a actuar conforme a las decisiones que se han tomado.

CARACTERÍSTICAS

- La planificación es un proceso: Es una actividad continua (no concluye con su formulación), puede incluir entre las actividades un reajuste permanente por cuestiones internas o externas que pueden influir en lo planificado. No termina con la elaboración de un documento simplemente, sino que hasta la evaluación final, se puede continuar planificando. 

- La planificación es una actividad preparatoria: Teniendo en cuenta que la planificación y la ejecución de la misma son dos momentos distintos que forman parte del mismo proceso. En la primera etapa de planificación se visualiza un escenario previo a la acción, es la anticipación a las actividades que posteriormente se  ejecutarán hasta su culminación. Desde el primer momento se empieza planificando, y se concluye evaluando. 

- La planificación se relaciona con el entorno: Hay que tener en cuenta los factores internos y externos de manera permanente, éstos pueden cambiar radicalmente de manera rápida, por lo que tomar previsiones puede ayudar a readecuar las estrategias de ejecución de lo planificado.

- La planificación implica la toma de decisiones anticipadamente: Es decir que entre una serie de opciones hay que escoger la más adecuada, esto depende de la experiencia y sensibilidad ante los acontecimientos y su futuro desarrollo (el comunicador social debe ser muy sensible y conocer profundamente su realidad).

- La planificación se realiza para la acción: En todo proceso de planificación siempre se realiza un esfuerzo prospectivo, se busca el logro de objetivos a ser conseguidos en el futuro. En consecuencia lo planificado se convierte en acciones concretas de distinta naturaleza. 

- La planificación busca la eficiencia: Se busca los medios más adecuados para conseguir los objetivos propuestos, la utilización racional de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y metas propuestos en el proceso de planificación. No hay que olvidar que en muchas ocasiones se planifica para utilizar los recursos de manera racional y adecuada.  Por ello el proceso debe ser llevado adelante con mucha racionalidad, para la búsqueda de eficiencia. 

- La planificación se relaciona con la formula causa-efecto: Hay una relación de causalidad entre lo decidido y los resultados esperados. Siempre se deben considerar los resultados que se esperan de un proceso de planificación, para ello la utilización de una herramienta de evaluación es fundamental. 

- La planificación es una técnica cíclica: Es decir que lo planificado se vuelve realidad a medida que se ejecuta. Como lo planificado se plasma en acciones concretas, se tienen que buscar las herramientas metodológicas adecuadas para establecer las condiciones de evaluación y medición de resultados. Ello sirve para establecer en el futuro condiciones más seguras y efectivas en el proceso de la planificación.

- La planificación es una técnica de coordinación e integración: Permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir objetivos específicos.

- La planificación es una técnica de evaluación e innovación: Se constituye en una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una organización o institución definidas con anticipación y debidamente para el futuro.

La planificación es un proceso metódico